En fonction des documents, du volume et des enjeux, la numérisation des documents d’une entreprise peut prendre différentes formes. Voyons ensemble comment se déroule la numérisation de documents.
La numérisation à petite échelle
Vous pouvez être amené à numériser vous-même certains documents de votre entreprise. Vous ne le ferez pas par vos propres moyens pour l’archivage complet d’une entreprise, mais cela peut être entrepris, par exemple, dossier par dossier.
Les étapes sont les suivantes :
- Munissez-vous de matériel pour scanner, comme un scanner ou une application reliée à votre smartphone ou une tablette.
- Préparez les documents en enlevant les agrafes, en les dépliant ou en les défroissant au besoin.
- Préparez la numérisation en regardant comment mettre correctement le document, mais aussi en faisant des essais pour trouver le juste milieu entre la résolution suffisante pour consulter le document et la vitesse d’exécution si jamais vous avez beaucoup de pages à numériser.
- Lancez la numérisation.
- Contrôlez le résultat, surtout si vous devez communiquer les documents ou encore les archiver pour une consultation ultérieure.
- Enregistrez les documents, dans un ou plusieurs formats selon vos besoins. Il est intéressant aussi de s’interroger sur le mode de stockage de ces documents numérisés. Il y a le stockage en ligne, type Google Drive, parfait pour partager des documents. On peut aussi envisager une sauvegarde en interne ou sur un disque dur externe pour éviter la fuite de documents sensibles.
La numérisation des documents à grande échelle
Si l’on retrouve le même principe pour les grandes entreprises, la mise en application est cependant relativement différente.
- Il faut commencer par trouver le prestataire capable de répondre à vos besoins en termes de rapidité, de qualité, de prix et de volume à traiter.
- Définissez vos besoins. Faut-il tout numériser ? Seulement quelques années spécifiques ou plutôt certains types de documents. Cela permettra de définir l’ampleur de la tâche.
- La numérisation se fait de plus en plus dans les locaux mêmes de l’entreprise avec du matériel à la fois spécialisé, conçu pour le traitement de gros volumes mais qui peut être déplacé. C’est la solution la plus simple pour parvenir à numériser un grand nombre de documents dans un délai de temps restreint.
- Définissez la GED, la Gestion électronique des Documents qui va permettre à chacun de se voir attribuer un niveau de confidentialité, mais aussi un descriptif du contenu afin de le rendre accessible par le biais d’une recherche. C’est une étape cruciale qui rend chaque document accessible, ce qui est le but de la numérisation des documents.
- Là aussi, la solution de stockage a toute son importance. La quantité de documents peut rendre complexe la tâche d’une sauvegarde locale, d’autant plus qu’elle sera moins souple à utiliser qu’une sauvegarde dans le Cloud. Cette dernière sera accessible depuis n’importe quel ordinateur, dans n’importe quelle condition. Attention cependant au niveau de sécurité apporté par le prestataire en fonction de la sensibilité de vos documents.
