Les factures sont des pièces justificatives qui doivent être conservées obligatoirement pendant quelques années. Conserver la facturation de son entreprise est donc essentiel pour se protéger en cas de problème, mais également pour éviter toute sanction de l’État. Découvrez quel est le délai de conservation des factures à respecter obligatoirement ainsi que les risques encourus en cas de non-respect de ce dernier.
La conservation des factures est-elle obligatoire ?
Avant d’entamer le vif du sujet sur le délai de conservation des factures, il est intéressant de savoir si c’est un acte obligatoire. Les factures sont des documents de comptabilité considérés comme des pièces justificatives. En effet, une facture fait office de preuve pour les diverses transactions ainsi que pour les conditions d’un échange commercial. Conserver ses pièces justificatives comme les factures permet également de prouver que l’entreprise respecte la loi lors d’un contrôle de l’administration fiscale.
Conserver sa facturation est nécessaire aussi pour le suivi régulier de son activité. La conservation des factures est obligatoire et mentionnée par l’article L. 123-22 du Code du commerce qui impose de les conserver pendant un certain nombre d’années.
Délai de conservation des factures
Que ce soit des documents comptables, commerciaux, fiscaux ou sociaux, une entreprise a le devoir de conserver ces derniers pendant un certain temps, plus ou moins long selon la nature du document. Les pièces justificatives font partie des documents comptables qui doivent être conservés. Les factures papier ou les factures électroniques ont une durée de conservation identique. Le délai de conservation des factures en France est de 10 ans selon le Code du commerce. Elles peuvent bien sûr être gardées plus longtemps si l’entreprise le souhaite.
Les factures d’immobilisations amortissables peuvent quant à elles n’être conservées que 3 ans, c’est-à-dire, 2 ans après l’amortissement. Ne pas respecter le délai de conservation des factures entraîne des sanctions.
Durée obligatoire pour conserver des factures électroniques
La facture électronique ou facture dématérialisée est une facture émise, transmise et reçue sous forme digitalisée. Obligatoire pour les entreprises du secteur public depuis janvier 2020, la facturation sous forme électronique deviendra également une obligation pour les autres entreprises d’ici 2026.
Le délai de conservation des factures électroniques est de 10 ans, tout comme les factures papier. L’entreprise doit conserver ses factures dématérialisées pendant 3 ans sous leur format d’origine puis ensuite sur le support de son choix.
Quels sont les risques encourus pour non-respect de la durée de conservation des factures ?
Le délai de conservation des factures est à respecter obligatoirement sinon l’entreprise s’expose à des risques juridiques. En effet, elle peut se voir octroyer une amende de 10 000 euros pour absence ou destruction des factures demandées et non sauvegardées. L’entreprise a donc tout intérêt à conserver les factures de ses clients et de ses fournisseurs pendant 10 années pour éviter tout risque de conflits, d’arnaques ou de risques financiers pendant un contrôle.
